Riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione

 

Ultimo aggiornamento: Dicembre 2023

 

1. Scopo della normativa Whistleblowing

Con “whistleblowing” si intende l’atto di segnalare illeciti o comportamenti impropri all’interno di un ente – pubblico o privato – con lo scopo di proteggere l’interesse pubblico o privato. La protezione delle persone che segnalano le violazioni è normata dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 che è attuazione della direttiva UE 2019/1937. Le disposizioni contenute nel Decreto, per le aziende che hanno meno di 250 lavoratori, hanno effetto dal 17 dicembre 2023.

 

2. Chi può fare la segnalazione

Possono essere “whistleblower” i dipendenti, anche con contratti atipici (tempo parziale o a tempo determinato), i lavoratori autonomi e i collaboratori coordinati e continuativi, gli azionisti, i membri degli organi di amministrazione e di controllo, i tirocinanti, i volontari, enti di proprietà del segnalante o che operano nel medesimo contesto lavorativo del segnalante. Il Decreto prevede che le misure di protezione si applichino non solo ai segnalanti, ma anche ai facilitatori (ossia coloro che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione), ai colleghi e ai familiari che intrattengano rapporti di lavoro nel medesimo contesto lavorativo del segnalante.

 

3. Oggetto della segnalazione: criteri di inclusione ed esclusione

Sono oggetto della segnalazione le informazioni sulle violazioni, compresi i fondati sospetti, di normative nazionali e dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato. Vi rientrano anche violazioni non ancora commesse, ma che ragionevolmente, si ritiene possano esserlo sulla base di elementi concreti, come irregolarità e anomalie che il segnalante ritiene possano dar luogo ad una violazione.

Le principali violazioni che possono riguardare il diritto nazionale sono: Illeciti civili, amministrativi, penali, contabili, condotte illecite rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001[1].

Le principali violazioni del diritto dell’UE riguardano: reati ambientali quali scarico, emissione o altro tipo di rilascio di materiali pericolosi nell’aria, nel terreno o nell’acqua oppure raccolta, trasporto, recupero o smaltimento illecito di rifiuti pericolosi, atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, frodi, corruzione o altre attività illegali connesse alle spese dell’Unione, atti od omissioni riguardanti il mercato interno, che compromettono la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni dell’Unione Europea, pratiche abusive che comportano una concorrenza sleale.

Sono pertanto escluse dall’oggetto della segnalazione contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate. Ad esempio, sono escluse le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro e fasi precontenziose, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o con i superiori gerarchici, segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’ente privato[2]. Inoltre, il Decreto 24/2023 non trova applicazione alle segnalazioni di violazione disciplinate nelle direttive e nei regolamenti dell’Unione europea e nelle disposizioni attuative dell’ordinamento italiano che già garantiscono apposite procedure di segnalazione, es. in materia di abusi di mercato, in materia di sicurezza nazionale ecc.

 

4. Procedure Interne di comunicazione e segnalazione e caratteristiche della segnalazione

Per esprimere le proprie segnalazioni sono disponibili i seguenti canali:

  • In forma scritta, anche in modalità anonima, tramite utilizzo dell’apposita cassetta (vedi immagine sotto).
    La segnalazione può avvenire anche attraverso la richiesta di colloquio diretto, inserendo la richiesta all’interno della cassetta. Per presentare la segnalazione è necessario separare il contenuto della segnalazione dall’identità del segnalante inserendole in due buste chiuse, con scritto sopra “segnalazione” e “segnalante” (a meno che la segnalazione non sia anonima), entrambe inserite in una terza busta con scritto “Segnalazioni Whistleblowing- Riservato”.Per garantire una maggior autonomia e imparzialità nella gestione delle segnalazioni sono stati individuati 2 referenti. Il segnalante può pertanto indicare, se lo desidera, il referente a cui indirizzare la segnalazione scrivendolo chiaramente sulla busta più esterna.
  • In forma orale, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto che verrà fissato entro un termine ragionevole con il referente incaricato Tierra. La richiesta di colloquio può essere inoltrata tramite cassetta delle segnalazioni.

La segnalazione per poter essere presa in carico deve riportare circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, la descrizione del fatto, generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati. È possibile presentare segnalazioni anonime, che dovranno essere adeguatamente circostanziate per essere trattate. L’anonimato potrebbe limitare la fase di istruttoria della segnalazione e non consente di mantenere il segnalante al corrente della gestione e dell’esito della stessa.

 

5. Cosa succede dopo aver inoltrato la segnalazione

Le segnalazioni pervenute vengono esaminate dal referente incaricato che ne indirizza la gestione secondo l’apposita PRO 18 “Whistleblowing_Gestione delle segnalazioni

La Procedura, che si applica anche in caso di segnalazioni pervenute tramite colloquio diretto, prevede i seguenti passaggi:

  • rilascio alla persona segnalante di un avviso di ricevimento entro 7 giorni dalla data di ricezione
  • analisi della segnalazione per valutare la sussistenza dei requisiti essenziali a valutarne l’ammissibilità e poter quindi accordare al segnalante le tutele previste. Le segnalazioni non sono ammissibili in caso di manifesta infondatezza per l’assenza di elementi idonei a giustificare accertamenti o contenuto generico della segnalazione di illecito tale da non consentire la comprensione dei fatti o segnalazione di illeciti corredata da documentazione non appropriata. In questa fase o in quella successiva il referente incaricato  mantenendo la riservatezza, può avviare un dialogo con il segnalante chiedendo chiarimenti, documenti o informazioni ulteriori.
  • avvio dell’istruttoria interna sui fatti o sulle condotte segnalate per valutare la sussistenza degli stessi.
  • riscontro di esito alla persona segnalante entro 3 mesi, comunicando le informazioni relative al seguito che è stato dato o si intende dare alla segnalazione.

In casi particolari il segnalante può rivolgersi al canale esterno dell’ANAC[3], ad esempio se il canale interno non è attivo, se ha già effettuato una segnalazione interna rimasta priva di seguito, in caso tema ritorsioni, se ha fondati motivi di ritenere che effettuando una segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o se ha motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo per il pubblico interesse.

 

6. Misure di protezione per il segnalante

La norma garantisce la protezione – sia in termini di tutela della riservatezza che di tutela da ritorsioni, dei soggetti che si espongono con segnalazioni, denunce o che contribuiscono all’emersione e alla prevenzione di rischi e situazioni pregiudizievoli. È vietato qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del segnalante, tra i quali, il licenziamento, il demansionamento o la mancata promozione, il mutamento di mansioni, il trasferimento di sede, l’adozione di misure disciplinari, il mancato rinnovo di un contratto a termine e ogni altra azione che comporti effetti negativi sui contratti di lavoro ecc. Gli eventuali atti ritorsivi sono nulli. In particolare, le persone che siano state licenziate a causa della segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro. L’onere di provare che tali atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è a carico del datore di lavoro. Il segnalante che ritenga di aver subito ritorsioni può informare l’ANAC, la quale informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza. La protezione garantita al segnalante dalla legge viene meno quando fosse accertata la sua responsabilità penale per diffamazione o calunnia ovvero la sua responsabilità civile e nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi al segnalante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

 

7. Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso, in particolare se la contestazione è fondata su altri accertamenti fatti a seguito della segnalazione stessa. Se invece la contestazione è fondata sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante è indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile solo in presenza del consenso del segnalante alla rivelazione della propria identità. Qualsiasi scambio e trasmissione di informazioni che comportano un trattamento di dati personali dovrà avvenire in conformità alla normativa in tema di tutela dei dati personali. La tutela dei dati personali va assicurata non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza, quali il facilitatore, la persona coinvolta e la persona menzionata in quanto “interessati” dal trattamento dei dati.


[1] Decreto che stabilisce le responsabilità del datore di lavoro e dell’azienda in caso di illeciti compiuti dai propri dipendenti e che prevede che l’azienda abbia una mappatura delle aree a rischio di reato e delle correlate possibili modalità di attuazione degli illeciti. Per inciso Tierra non ha adottato un modello organizzativo ai sensi della 231/2001.
[2] Il personale è invitato a inoltrare tutte le segnalazioni che ritiene opportune tramite i canali predisposti. Le segnalazioni verranno esaminate e trattate dalla Società attraverso il personale di competenza, ma solo le segnalazioni che rientrano nei criteri di inclusione del Decreto saranno trattate secondo quanto descritto nell’apposita PRO 18 “Whistleblowing_Gestione delle segnalazioni”.
[3] L’ANAC è l’Autorità Nazionale Anticorruzione con un servizio di segnalazione dedicato https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing


 

Informativa sul trattamento dei dati personali

conferiti al fine di segnalare condotte illecite (whistleblowing) presso la società Tierra S.p.A. ex artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) n. 2016/679

 

Titolare del trattamento

Tierra S.p.A. Via Lombardore 223 10040 Leinì (To), la “Società”.

Tipologia di dati personali trattati

Sono trattati i seguenti dati personali:
– dati anagrafici, dati di contatto e, eventualmente, dati sulla qualifica professionale, nonché dati e informazioni ulteriori connessi alla segnalazione riportata.

Finalità del trattamento e base giuridica

Il trattamento dei suoi dati personali è effettuato esclusivamente per la presa in carico e gestione della segnalazione.
La base giuridica è individuata nell’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito come Titolare del Trattamento (Regolamento Europeo 2016/679 – Art. 6, comma 1, lettera e).

Conservazione dei dati

I dati verranno conservati per 5 (cinque) anni e comunque per tutta la durata dell’eventuale procedimento disciplinare, penale. Nel caso in cui s’instauri un procedimento penale i dati potrebbero essere conservati per i tempi previsti dalla normativa vigente.

Comunicazione dei dati a eventuali destinatari

Al fine di garantire la riservatezza del segnalante per tutta la durata della gestione della segnalazione, l’identità dello stesso sarà conosciuta solo dai o dal referente incaricato dalla Società, dipendenti formalmente autorizzati al relativo trattamento, ai sensi degli artt. 29 e 32 del GDPR e dell’art.2-quaterdecies del D.Lgs. 101/2018 e dagli eventuali consulenti qualora fossero incaricati dalla Società, nominati responsabili del trattamento.

Fanno eccezione i casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (ad esempio, indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo), l’identità del segnalante viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. Pertanto, fatte salve le citate eccezioni, l’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso, e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione.

Modalità di trattamento

Il trattamento verrà effettuato con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, dotate di strumenti per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del contenuto delle segnalazioni e della relativa documentazione, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da accessi non autorizzati o illeciti, dalla distruzione, dalla perdita d’integrità e riservatezza, anche accidentali.

Diritti dell’interessato

L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati (compresi destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali), il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo, l’origine dei dati personali ove non raccolti presso l’interessato, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato compresa la profilazione e informazioni sulla logica utilizzata.

Inoltre, l’interessato ha il diritto, nei casi previsti dal Regolamento Europeo 2016/679 di ottenere:

  • Revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
  • Rettifica dei dati personali inesatti;
  • Integrazione dei dati personali incompleti;
  • Cancellazione (diritto all’oblio);
  • Limitazione del trattamento dei dati personali (in tal caso, i dati sono trattati soltanto con il consenso dell’interessato, salvo che per la necessaria conservazione degli stessi e negli altri casi consentiti dalla normativa);
  • Portabilità dei dati, anche mediante la trasmissione dei dati personali dell’interessato da un Titolare del trattamento ad un altro, qualora tecnicamente fattibile;
  • Opposizione al loro trattamento.

Viceversa la persona coinvolta o la persona menzionata nella segnalazione, con riferimento ai propri dati personali trattati nell’ambito della segnalazione, non può esercitare – per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata – i diritti che normalmente il Regolamento (UE) 2016/679 riconosce agli interessati (il diritto di accesso ai dati personali, il diritto a rettificarli, il diritto di ottenerne la cancellazione o cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, il diritto alla portabilità dei dati personali e quello di opposizione al trattamento) se dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.

Le richieste possono essere presentate attraverso il canale di segnalazione istituito dalla Società o contattando il seguente indirizzo privacy@tierratelematics.com

Diritto di proporre reclamo

Qualora l’interessato ritenesse che i trattamenti effettuati dal Titolare possano aver violato le norme vigenti in materia di protezione dei dati personali, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’Art. 77 del Regolamento Europeo 2016/679 o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del Regolamento).

Comunicazione dei dati personali e conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere

Il conferimento dei dati personali è facoltativo. Il mancato conferimento potrebbe tuttavia pregiudicare l’istruttoria della segnalazione: le segnalazioni anonime, infatti, verranno prese in considerazione solo ove si presentino adeguatamente circostanziate e rese con dovizia di particolari, in modo da far emergere fatti e situazioni connessi a contesti determinati.

In ogni caso, la segnalazione effettuata in forma anonima non è considerata ai sensi dell’art. 54-bis ai fini di acquisire l’eventuale tutela legale.

BUSINESS PARTNERS

topcon